Процедура сертификации системы менеджмента по одному из международных стандартов или их комбинации подразделяется на 4 этапа.

1 этап.

Подготовка к сертификации

Подающая заявку организация сообщает Органу по сертификации всю необходимую информацию путем заполнение анкеты Заказчика.

После проверки и принятия Органом по сертификации решения о возможности проведения сертификации, Заказчику направляется коммерческое предложение.

В коммерческом предложении излагается программа аудита на трехлетний сертификационный период.

Программа аудита включает в себя первичный аудит 1-ой и 2-ой ступени, наблюдательные аудиты в первый и второй годы действия сертификации, а также ре-сертификационный аудит на третий год до истечения срока действия сертификации.

Подавшая заявку организация подтверждает принятие коммерческого предложения путем заполнения бланка заказа, прилагаемого к коммерческому предложению.

На основании предоставленных данных Органом по сертификации составляется двухсторонний договор на проведение процедуры аудита Заказчика в системе TIC по программе аудита и договор на право использования сертификата и товарного знака.

После их подписания, командой по аудиту, определенной Органом по сертификации, начинается подготовка к проведению 1-ой ступени сертификационного аудита.

2 этап.

Аудит 1-ой ступени

Перед началом 1-ой ступени аудита Заказчик получает план аудита 1-ой ступени для согласования содержания и подготовки к процедуре проверки.

Заблаговременно до начала сертификационного аудита Заказчик предоставляет руководителю команды по аудиту документацию по системе менеджмента (руководство, при необходимости, процедуры и рабочие инструкции) в актуальной редакции.

Часть проверки документации по системе менеджмента может осуществляться в организации Заказчика во время проведения аудита 1-ой ступени.

Аудит 1-ой ступени проводится на месте и включает в себя:

  • проверку документации системы менеджмента Заказчика для оценки ее соответствия требованиям стандарта(ов);
  • оценку местоположения организации-заказчика и ее особых условий работы;
  • проведение собеседований с персоналом организации-заказчика (включая вопросы понимания требований стандарта, в частности в отношении идентификации ключевой деятельности, процессов и целей предприятия) для определения степени готовности предприятия к аудиту 2-ой ступени;
  • сбор информации о законодательных и нормативных требованиях и их соблюдении;
  • оценку планирования и проведения внутренних аудитов и анализа со стороны руководства.

В завершение дается оценка готовности Заказчика к проведению 2-ой ступени аудита. Заказчик получает отчет о 1-ой ступени аудита, включающий анализ документации системы менеджмента.

При отсутствии отклонений или после их устранения (максимальный срок для устранения отклонений – 6 месяцев) проводится  2-я ступень аудита. При необходимости могут быть согласованы план и новые сроки проведения 2-й ступени аудита.

3 этап.

Аудит 2-ой  ступени

Перед началом 2-ой ступени аудита Заказчик получает план аудита 2-ой ступени.

Задачей Заказчика в ходе 2-ой ступени аудита является демонстрация практического применения своих документированных процедур в организации.

Во время проведения 2-ой ступени проводится:

  • оценка реализации и результативности системы менеджмента Заказчика;
  • сбор информации и доказательств о соответствии требованиям соответствующего стандарта и другой сопутствующей нормативной документации;
  • надзор за деятельностью, измерениями, отчетностью и анализом целей и задач, связанных с ключевой деятельностью;
  • оценка системы менеджмента заказчика и ее функциональности с точки зрения соблюдения требований законодательства;
  • оценка управления предприятием/ управления процессами в организации Заказчика;
  • оценка внутреннего аудитирования и анализа со стороны руководства;
  • оценка ответственности руководства за принципы регламентирования работы организации Заказчика;
  • оценка наличия связи между нормативными требованиями, политикой, целями и задачами предприятия, всеми применимыми законодательными требованиями, ответственностью, компетентностью персонала, деятельностью/ методами работы, процедурами, рабочими характеристиками и установками, а также выводами по результатам внутренних аудитов;
  • оценка результативности корректирующих действий по замечаниям, выявленным в ходе аудита 1-ой ступени или в ходе предыдущих аудитов.

На заключительном совещании в конце аудита Заказчик получает информацию о результатах аудита 2-ой ступени.

Результаты аудита, а также выявленные в ходе аудитов несоответствия (отклонения и замечания) документируются в соответствующих отчетных документах, предоставляемых, в том числе, Заказчику.
Категорию несоответствия («отклонение» или «замечание») определяет руководитель команды аудиторов.

Замечание существует, если установлен недостаток в описании или реализации в части пункта стандарта или элемента процесса.
При выявлении замечаний согласовываются корректуры и корректирующие действия, которые Заказчик осуществляет в течение 2 недель после проведения аудита. Проверка их результативности осуществляется аудиторами не позднее, чем во время 1-го наблюдательного аудита.

Отклонение существует, если пункт стандарта или элемент процесса в целом не описан в необходимой мере и/или не реализуется на практике, вследствие чего вероятна поставка несоответствующей продукции/услуг.

Заказчик должен проанализировать причины  отклонений и определить корректуры и корректирующие действия. Корректуры и корректирующие действия должны быть реализованы  в течение 3 месяцев.
Наличие отклонений приводит или к дополнительному аудиту, т.е. к повторной проверке на месте, или к предоставлению новых документов.

Сертификат может быть выдан только после завершения дополнительного аудита с положительным результатом и положительной оценки корректур и корректирующих действий.
В случае выявления отклонений в ходе дополнительного аудита, сертификат не выдается или аннулируется.

4-ый этап.

Выдача сертификата и надзор

После утверждения сертификационной процедуры Руководителем Органа по сертификации, отчет об аудите и сертификаты (по желанию Заказчика на нескольких иностранных языках) отправляется Заказчику.

Срок действия сертификата составляет при первичной сертификации 3 года от даты его утверждения минус 1 день. Для продления срока действия сертификата на последующие 3 года должен быть проведен ре-сертификационный аудит (до окончания срока действия текущего сертификата).

В течение 3-летнего срока действия сертификата проводятся ежегодные наблюдательные аудиты. 1-й наблюдательный аудит, следующий за первичным сертификационным аудитом, должен быть проведен не позже, чем через 12 месяцев, считая с последнего дня аудита 2-ой ступени. 2-ой наблюдательный аудит необходимо провести аналогично в срок до 2 лет после последнего дня сертификационного аудита.

Во время наблюдательного аудита проводится выборочная проверка сертифицированной системы на выполнение требований стандарта. Дополнительно в рамках каждого наблюдательного аудита проверяются следующие аспекты:

  • изменения в организации или системе менеджмента сертифицированного Заказчика;
  • результативность системы менеджмента с точки зрения достижения целей сертифицированного Заказчика;
  • внутренние аудиты;
  • анализ со стороны руководства;
  • корректирующие действия, осуществленные по отклонениям/ замечаниям, выявленным в ходе последнего аудита;
  • работа с претензиями;
  • пользование сертификатом и товарным знаком.

При выявлении отклонений или замечаний процедура такая же, как при сертификационном аудите. После проведения наблюдательного аудита Заказчик получает отчет по аудиту.

Во время проведения ре-сертификационного аудита результативность системы менеджмента проверяется выборочно по всем пунктам стандарта. Во всем остальном планирование, проведение, документирование аудита, утверждение, выдача сертификата осуществляются аналогично действиям, описанным в процедуре сертификации.

Орган по сертификации заявляет о приостановке действия сертификата или его аннуляции, если аудиты не будут проведены в течение установленных сроков или сертифицированная система менеджмента Заказчика в течение продолжительного периода времени или серьезно нарушает требования, предъявляемые к сертификации.