Процедура сертифікації системи менеджменту за одним із міжнародних стандартів або їх комбінації поділяється на 4 етапи.

1 етап.

Підготовка до сертифікації

Організація, що подає заявку, повідомляє Органу з сертифікації всю необхідну інформацію шляхом заповнення анкети Замовника.

Після перевірки та прийняття Органом із сертифікації рішення про можливість проведення сертифікації, Замовнику надсилається комерційна пропозиція.

У комерційній пропозиції викладається програма аудиту на трирічний сертифікаційний період.

Програма аудиту включає первинний аудит 1-го і 2-го ступеня, аудити спостереження в перший і другий роки дії сертифікації, а також ре-сертифікаційний аудит на третій рік до закінчення терміну дії сертифікації.

Організація, що подала заявку, підтверджує прийняття комерційної пропозиції шляхом заповнення бланка замовлення, що додається до комерційної пропозиції.

На підставі наданих даних Органом із сертифікації складається двосторонній договір на проведення процедури аудиту Замовника за програмою аудиту та договір на право використання сертифікату та товарного знаку.

Після їх підписання командою з аудиту, визначеною Органом із сертифікації, починається підготовка до проведення 1-го ступеня сертифікаційного аудиту.

2 етап.

Аудит 1-го ступеня

Перед початком 1-го ступеня аудиту Замовник отримує план аудиту 1-го ступеня для узгодження змісту та підготовки до процедури перевірки.

Завчасно до початку сертифікаційного аудиту Замовник надає керівнику команди з аудиту документацію щодо системи менеджменту в актуальній редакції.

Частина перевірки документації по системі менеджменту може здійснюватися в організації Замовника під час проведення аудиту 1-го ступеня.

Аудит 1-го ступеня відбувається на місці і включає:

• перевірку документації системи менеджменту Замовника з метою оцінки її відповідності вимогам стандарту(ів);
• оцінку розташування організації Замовника та її особливих умов роботи;
• проведення співбесід з персоналом організації Замовника (включаючи питання розуміння вимог стандарту, зокрема щодо ідентифікації ключової діяльності, процесів та цілей підприємства) для визначення ступеня готовності підприємства до аудиту 2-го ступеня;
• збір інформації про законодавчі та нормативні вимоги та їх дотримання;
• оцінку планування та проведення внутрішніх аудитів та аналізу з боку керівництва.

На завершення дається оцінка готовності Замовника до проведення 2-го ступеня аудиту. Замовник отримує звіт про 1-й ступінь аудиту, що включає аналіз документації системи менеджменту.

За відсутності відхилень або після їх усунення (максимальний термін усунення відхилень – 6 місяців) проводиться 2-й ступінь аудиту. При необхідності можуть бути узгоджені план та нові терміни проведення 2-го ступеня аудиту.

3 етап.

Аудит 2-го ступеня

Перед початком 2-го ступеня аудиту Замовник отримує план аудиту 2-го ступеня.

Завданням Замовника в ході 2-го ступеня аудиту є демонстрація практичного застосування своїх документованих процедур в організації.

Під час проведення 2-го ступеня проводиться:

• оцінка реалізації та результативності системи менеджменту Замовника;
• збір інформації та доказів про відповідність вимогам відповідного стандарту та іншої супутньої нормативної документації;
• нагляд за діяльністю, вимірами, звітністю та аналізом цілей та завдань, пов'язаних з ключовою діяльністю;
• оцінка системи менеджменту замовника та її функціональності з погляду дотримання вимог законодавства;
• оцінка управління підприємством / управління процесами в організації Замовника;
• оцінка внутрішнього аудитування та аналізу з боку керівництва;
• оцінка відповідальності керівництва за принципи регламентування роботи організації Замовника;
• оцінка наявності зв'язку між нормативними вимогами, політикою, цілями і завданнями підприємства, усіма застосовними законодавчими вимогами, відповідальністю, компетентністю персоналу, діяльністю/методами роботи, процедурами, робочими характеристиками та установками, а також висновками за результатами внутрішніх аудитів;
• оцінка результативності коригувальних дій щодо зауважень, виявлених під час аудиту 1-го ступеня або під час попередніх аудитів.

На заключній нараді наприкінці аудиту Замовник отримує інформацію про результати аудиту 2-го ступеня.

Результати аудиту, а також виявлені під час аудитів невідповідності (відхилення і зауваження) документуються у відповідних звітних документах, що надаються, зокрема, Замовнику. Категорію невідповідності («відхилення» або «зауваження») визначає керівник команди аудиторів.

Зауваження існує, якщо встановлено недолік в описі або реалізації в частині пункту стандарту або елемента процесу.

У разі виявлення зауважень узгоджуються корекції та коригувальні дії, які Замовник здійснює протягом 2 тижнів після проведення аудиту. Перевірка їх результативності здійснюється аудиторами не пізніше, ніж під час 1-го наглядового аудиту.

Відхилення існує, якщо пункт стандарту або елемент процесу загалом не описано необхідною мірою та/або не реалізовано на практиці, внаслідок чого ймовірне постачання невідповідної продукції/послуг.

Замовник повинен проаналізувати причини відхилень і визначити корекції та коригувальні дії. Корекції та коригувальні дії мають бути реалізовані протягом 3 місяців.

Наявність відхилень призводить або до додаткового аудиту, тобто до повторної перевірки на місці, або до надання нових документів.

Сертифікат може бути виданий тільки після завершення додаткового аудиту з позитивним результатом і позитивної оцінки корекцій та коригувальних дій. У разі виявлення відхилень під час додаткового аудиту, сертифікат не видається або анулюється.

4 етап.

Видача сертифіката та нагляд

Після затвердження сертифікаційної процедури Керівником Органу з сертифікації, звіт про аудит і сертифікати (за бажанням Замовника кількома іноземними мовами) надсилається Замовнику.

Термін дії сертифіката становить при первинній сертифікації 3 роки від дати його затвердження мінус 1 день. Для продовження терміну дії сертифіката на наступні 3 роки має бути проведений ре-сертифікаційний аудит (до закінчення терміну дії поточного сертифіката).

Протягом 3-річного терміну дії сертифіката проводяться щорічні наглядові аудити. 1-й наглядовий аудит, що слідує за первинним сертифікаційним аудитом, має бути проведений не пізніше, ніж за 12 місяців, рахуючи від останнього дня аудиту 2-го ступеня. 2-й наглядовий аудит необхідно провести аналогічно у строк до 2 років після останнього дня сертифікаційного аудиту.

Під час наглядового аудиту проводиться вибіркова перевірка сертифікованої системи виконання вимог стандарту. Додатково в рамках кожного наглядового аудиту перевіряються такі аспекти:

• зміни в організації або системі менеджменту сертифікованого Замовника;
• результативність системи менеджменту з погляду досягнення цілей сертифікованого Замовника;
• внутрішні аудити;
• аналіз із боку керівництва;
• коригувальні дії, здійснені за відхиленнями/зауваженнями, виявленими під час останнього аудиту;
• робота із претензіями;
• користування сертифікатом та товарним знаком.

При виявленні відхилень або зауважень процедура така сама, як і при сертифікаційному аудиті. Після проведення наглядового аудиту Замовник отримує звіт з аудиту.

Під час проведення ре-сертифікаційного аудиту результативність системи менеджменту перевіряється вибірково за всіма пунктами стандарту. У всьому іншому планування, проведення, документування аудиту, затвердження, видача сертифіката здійснюються аналогічно до дій, описаних у процедурі сертифікації.

Орган із сертифікації заявляє про припинення дії сертифіката або його ануляцію, якщо аудити не будуть проведені протягом встановлених термінів або сертифікована система менеджменту Замовника протягом тривалого періоду часу або серйозно порушує вимоги до сертифікації.

Якщо у Вас виникли питання, пов'язані з проходженням процедури сертифікації системи менеджменту за вимогами міжнародних стандартів ISO, то заповніть анкету Замовника або звертайтесь до нас за телефонами: +38 (050) 403-87-97, +38 (050) 475-90-45 (Viber, Telegram) або по електронній пошті.